När flera personer hjälps åt behöver det vara tydligt vem som lämnar ut lotter, räknar betalningar och följer upp vinsterna. Här är en enkel arbetsmodell för föreningen, från planering till avslut.

Rekommendation: använd listan som ett internt arbetsunderlag. Den är ingen myndighetsblankett och ersätter inte villkoren för ert lotteri. Börja med att dokumentera vilken tillstånds- eller registreringsväg ni har kontrollerat och vilka besked ni fått.

Före försäljningen: bestäm ansvar och underlag

• Utse en ansvarig för planeringen och en ersättare om personen blir sjuk.
• Spara relevanta beslut, villkor och kontakter med kommunen eller myndigheten.
• Samla budget, lottpris, lottantal och vinstplan i samma arbetsmapp.
• Bestäm hur varje säljare får och lämnar tillbaka sina lotter.
• Beskriv hur betalning kontrolleras och hur felbetalningar hanteras.
• Bestäm hur frågor och avvikelser ska rapporteras till den ansvariga.

Rekommendation: låt någon som inte skrivit instruktionen prova att följa den. Om den personen inte kan förstå hur en betalning kopplas till rätt lott behöver instruktionen förtydligas.

Under försäljningen: håll ihop lotter och pengar

En enkel säljarlista kan innehålla datum, ansvarig säljare, utlämnade lottnummer, återlämnade lotter, redovisade betalningar och avvikelser. Listan ska beskriva det faktiska upplägget; använd inte en nummerserie om era lotter saknar sådan.

Räkneexempel: upptäck en skillnad utan att gissa orsaken

Antagande: en säljare får 100 lotter som kostar 20 kronor styck och lämnar tillbaka 25 osålda lotter. Inga lotter är makulerade eller saknade enligt anteckningarna.

Risk: skillnaden visar att uppgifterna inte går ihop. Den visar inte varför. En felräkning, återbetalning eller felregistrerad betalning är möjliga förklaringar, inte fastställda fakta.

Rekommendation: jämför betalningsunderlag och lottanteckningar tillsammans med säljaren. Spara en rättelse med datum och förklaring. Ändra inte ursprungssiffror utan att rättelsen går att följa.

Efter dragningen: avsluta hela arrangemanget

• Dokumentera dragning och vinstutlämning enligt de villkor som gäller.
• Stäm av samtliga säljares redovisningar och återlämnade lotter.
• Jämför budget med faktiska inkomster och kostnader.
• Följ upp olösta betalningar, frågor och vinster som ännu inte lämnats ut.
• Kontrollera vilken redovisning kommunen, kontrollanten eller myndigheten efterfrågar.
• Skriv tre förbättringar inför nästa arrangemang.

Checklistan fastställer inga lagringstider och avgör inte vilka personuppgifter ni får samla in. Den avser arbetsordningen. Anpassa underlag och hantering till de regler och villkor som gäller för föreningen.

Gör en lotteribudget · Planera Swish och nätförsäljning · Läs om kommunal registrering